Ölçme Değerlendirme Sonuçları Yöneticiyle Nasıl Paylaşılır?

Bir değerlendirme uygulaması tamamlandığında rapor kurum tarafına ulaşır. Bu noktada verilen kararlardan biri çoğu zaman gözden kaçar: sonucun değerlendirilen kişiyle paylaşılıp paylaşılmayacağı ve paylaşılacaksa hangi çerçevede aktarılacağı. Uygulamanın kurum içindeki karşılığı büyük ölçüde bu kararla belirlenir.

Sonucun paylaşılmadığı uygulamalarda değerlendirme, katılımcı açısından girdi verdiği ancak çıktısını görmediği kapalı bir işlem olarak kalır. Bu deneyim tek bir uygulamayla sınırlı sonuç doğurmaz. Aynı kurumda ikinci kez bir envanter uygulandığında, katılımcının yanıt tutumu ilkinden farklı olur. Sonucun nerede kullanıldığını bilmeyen bir kişi, yanıtlarını beklenen profile yaklaştırma eğilimi gösterir ve ölçümün güvenilirliği düşer.

Geri bildirim görüşmesi bu nedenle uygulamanın tamamlayıcı bir aşaması olarak ele alınır. Görüşme, sonucun aktarılmasından ibaret değildir; değerlendirilen kişinin kendi yorumunu ekleyebildiği, sonucun bağlamla birlikte okunduğu ve gelişim başlıklarının somutlaştığı bir çalışmadır.

Geri Bildirim Görüşmesinin Değerlendirmenin Bir Parçası Olması

Envanter sonuçları bir davranış eğilimi tablosu ortaya koyar. Bu tablo kişinin belirli durumlarda hangi yaklaşımı tercih ettiğini, hangi çalışma ortamında verimli olduğunu ve zorlanma dönemlerinde davranışının hangi yöne kaydığını gösterir. Tablonun kendisi bir yeterlilik yargısı içermez. Yeterlilik yargısı, sonucun belirli bir rolün gereklilikleriyle birlikte okunmasıyla oluşur.

Bu ayrımın görüşmede açıkça kurulması gerekir. Sonuçların ham puan tablosu biçiminde aktarıldığı bir görüşme, katılımcıda savunma tepkisi oluşturur. Düşük çıkan bir eğilim, kişinin o alanda yetersiz olduğu biçiminde okunur ve görüşmenin geri kalanı bu okumanın düzeltilmesiyle geçer. Buna karşılık eğilimlerin birbirini dengeleyen çiftler halinde ele alındığı bir aktarım, konuyu eksiklik üzerinden değil tamamlayıcılık üzerinden kurar. Bu yaklaşımın nasıl işlediği Zıt Görünen Yetkinlikler Birlikte Nasıl Değerlendirilir? yazısında ayrıntılı olarak ele alınıyor.

Değerlendirmenin hangi amaçla yapıldığı da görüşmenin çerçevesini belirler. İşe alım sürecinde uygulanan bir envanterin geri bildirimi ile mevcut bir yöneticinin gelişim çalışması kapsamında uygulanan envanterin geri bildirimi aynı yapıda yürütülmez. İlkinde katılımcı henüz kurumun bir parçası değildir ve görüşme, sonucun kendisiyle sınırlı kalır. İkincisinde ise sonuç, kişinin kurum içindeki mevcut rolü ve gelecek dönem hedefleriyle birlikte okunur. Terfi değerlendirmesi kapsamında yapılan uygulamalar ise üçüncü bir çerçeve gerektirir, çünkü sonucun bir karara girdi oluşturduğu katılımcı tarafından bilinmektedir.

Görüşme öncesinde kurum içinde yapılan hazırlık da sonucu etkiler. Değerlendirmenin uygulanacağı gruptaki kişilerin ilgili yöneticileri, uygulamanın amacı ve sonuçların kullanım alanı konusunda önceden bilgilendirilir. Bu bilgilendirmenin yapılmadığı durumlarda katılımcılar aynı soruyu farklı kaynaklardan sorar ve birbirinden farklı yanıtlar alır. Ortaya çıkan bilgi farkı, uygulamanın kendisine ilişkin tereddüdü artırır.

Görüşmenin zamanlaması da sonucu etkiler. Raporun tamamlanmasından uzun süre sonra yapılan bir görüşmede katılımcı, envanteri yanıtladığı dönemdeki koşulları hatırlamakta zorlanır ve sonucu güncel durumuyla ilişkilendiremez. Değerlendirmenin tamamlanmasını izleyen birkaç hafta içinde yapılan görüşmeler, katılımcının kendi gözlemini sonuca ekleyebilmesi açısından daha verimlidir.

Görüşmeyi kimin yürüteceği ayrı bir karardır. Envanter yorumlamasında eğitim almış bir danışman ya da bu konuda yetkilendirilmiş bir insan kaynakları uzmanı tarafından yürütülen görüşmeler, sonucun yöntemsel çerçevesiyle birlikte aktarılmasını sağlar. Görüşmenin doğrudan katılımcının bağlı olduğu yönetici tarafından yürütülmesi ise sonucun bir performans değerlendirmesi olarak algılanma ihtimalini artırır. Yöneticinin sürece dahil olması gerekiyorsa, bu katılımın görüşmenin ardından ve gelişim planının kurulması aşamasında olması tercih edilir.

Görüşmenin dili de sonucun karşılanma biçimini belirler. Envanterlerin kendi terminolojisi, yorumlama eğitimi almamış bir kişi için doğrudan anlaşılır değildir. Sonuçların teknik terimlerle aktarılması, katılımcının konuyu kendi deneyimiyle ilişkilendirmesini güçleştirir ve görüşme bir rapor okumasına dönüşür. Aktarımın günlük çalışma durumları üzerinden yapılması, aynı bilginin katılımcı tarafından doğrudan karşılık bulmasını sağlar.

Ölçme Değerlendirme: Görüşmede Ele Alınan Başlıklar

Geri bildirim görüşmesinin belirli bir yapıyla yürütülmesi, aktarımın kişiye ve görüşmeyi yürütene göre değişmesini önler. Aşağıdaki başlıklar bu yapının bileşenlerini oluşturur.

•      Görüşmenin amacının baştan belirtilmesi: Değerlendirmenin hangi ihtiyaçtan doğduğu ve görüşmenin ne için yapıldığı ilk dakikalarda açıklanır. Belirsiz bir çerçeveyle başlayan görüşmelerde katılımcının ilgisi sonucun kendisine değil, sonucun sonuçlarına yönelir.

•      Sonucun hangi kararlarda kullanılacağının şeffaflığı: Raporun kimlerle paylaşıldığı, ne kadar süre saklandığı ve hangi kararlara girdi oluşturduğu açıkça aktarılır. Bu bilginin verilmediği durumlarda katılımcı en olumsuz ihtimali varsayar.

•      Eğilim ile yetkinlik ayrımının açıklanması: Envanterin bir beceri ölçümü değil, tercih ve eğilim tablosu ortaya koyduğu belirtilir. Bu açıklama, sonucun bir sınav notu olarak okunmasını önler.

•      Güçlü alanların da ele alınması: Görüşme yalnızca gelişim alanları üzerine kurulmaz. Kişinin belirgin biçimde güçlü olduğu alanlar ve bu alanların hangi görevlerde karşılık bulduğu ayrıca konuşulur.

•      Katılımcının kendi gözlemini eklemesi: Sonucun kişinin kendi deneyimiyle örtüşüp örtüşmediği sorulur. Örtüşmeyen alanlar, envanterin yanıtlandığı dönemdeki koşullarla birlikte değerlendirilir.

•      Gelişim adımlarının somutlaştırılması: Görüşme genel bir değerlendirmeyle değil, sınırlı sayıda tanımlı adımla kapanır. Adımların günlük işleyiş içinde uygulanabilir ölçekte olması aranır.

Bu başlıkların sırası da görüşmenin işleyişini etkiler. Kullanım çerçevesi ve gizlilik bilgisi verilmeden başlayan bir görüşmede katılımcı, aktarılan her sonucu kendisi hakkında verilecek bir kararın işareti olarak okur. Bu okuma başladıktan sonra görüşmenin gelişim odaklı bir çalışmaya dönüşmesi güçleşir. Çerçevenin baştan kurulması, sonrasında aktarılan tüm içeriğin farklı bir zeminde karşılanmasını sağlar.

Görüşmenin süresi ve yürütüldüğü ortam da aktarımın niteliğini etkiler. Kısa tutulan görüşmelerde sonucun aktarılması mümkün olsa da katılımcının kendi yorumunu ekleyeceği alan kalmaz ve görüşme tek yönlü bir bilgilendirmeye dönüşür. Uygulamada bir saatlik bir aralık, sınırlı sayıda başlığın ele alınması ve karşılıklı değerlendirme için yeterli bir çerçeve oluşturur. Görüşmenin kesintiye açık olmayan bir ortamda yapılması, konunun katılımcı açısından taşıdığı ağırlığa karşılık gelir.

Görüşmede sonucun bütünüyle aktarılıp aktarılmayacağı da bir karar başlığıdır. Raporun tamamının paylaşılması, katılımcının kendi profiline dair bütünlüklü bir görüş edinmesini sağlar. Buna karşılık çok sayıda başlığın tek bir görüşmede aktarılması, konunun dağılmasına ve gelişim adımlarının belirginleşmemesine yol açabilir. Uygulamada tercih edilen yaklaşım, raporun tamamının katılımcıya sunulması ve görüşmede rolle en yakından ilgili sınırlı sayıda başlığın ele alınmasıdır.

Katılımcının sonuca itiraz ettiği durumlar da görüşmenin doğal bir parçasıdır. Bu itirazın yöntemin güvenilirliği üzerinden tartışılması genellikle sonuç üretmez. Daha işlevli yaklaşım, itiraz edilen alanın hangi somut durumlarda gözlemlendiğinin konuşulmasıdır. Envanterin yanıt tutarlılığını nasıl değerlendirdiği ise ayrı bir konudur ve Katılımcı Kendini Olduğundan Farklı Gösterebilir mi? Yanıt Tutarlılığı Nasıl Değerlendirilir? yazısında ele alınıyor.

Görüşme Sonrasında Sonucun Kullanımı

Geri bildirim görüşmesinin çıktısı, üzerinde uzlaşılan sınırlı sayıda gelişim başlığıdır. Bu başlıkların yazılı hale getirilmesi ve belirli bir takvime bağlanması, görüşmenin tek seferlik bir aktarım olarak kalmasını önler. Takvimin uzun tutulması gerekmez; üç ila altı aylık bir dönem, davranışsal bir değişimin gözlemlenmesi için yeterli bir aralıktır.

Gelişim başlıklarının kimlerle paylaşılacağı görüşmede belirlenir. Katılımcının bağlı olduğu yöneticinin bu başlıklardan haberdar olması, gelişimin günlük işleyiş içinde desteklenmesini sağlar. Ancak paylaşılacak içeriğin kapsamı katılımcıyla birlikte kararlaştırılır. Raporun tamamının yöneticiye aktarılması ile üzerinde uzlaşılan gelişim başlıklarının aktarılması farklı uygulamalardır ve kurum içindeki karşılıkları da farklıdır.

Değerlendirme sonuçlarının ikinci kullanım alanı görev eşleştirmesidir. Bir kişinin hangi çalışma ortamında verimli olduğu, hangi tür kararlarda hızlı ilerlediği ve hangi konularda destek ihtiyacı duyduğu bilgisi, görev dağılımında ve proje ekiplerinin kurulmasında kullanılabilir. Bu kullanım biçimi, değerlendirmenin kişi hakkında bir hüküm üretmek yerine görevle kişi arasındaki uyumu artırmaya yönelmesini sağlar.

Aynı ekipte birden fazla kişinin değerlendirildiği uygulamalarda ek bir başlık gündeme gelir. Ekip düzeyinde ortaya çıkan tablo, kişilerin bireysel sonuçlarından farklı bir bilgi üretir: ekibin hangi eğilimlerde yoğunlaştığı, hangi alanlarda temsil edilmeyen bir yaklaşımın bulunduğu ve karar süreçlerinde hangi bakış açısının eksik kaldığı görünür hale gelir. Bu tablonun ekiple paylaşılması, bireysel sonuçların paylaşılmasından farklı bir çalışmadır ve kişisel verinin görünür olmadığı bir düzeyde yürütülür.

Değerlendirmeden beklediği sonucu alamayan katılımcılara verilecek geri bildirim ayrı bir hassasiyet taşır. Bir göreve seçilmeyen ya da terfi değerlendirmesinde beklediği sonucu alamayan kişiye yapılan aktarımda, sonucun kararın tek gerekçesi olarak sunulmaması önem taşır. Envanter sonucu, kararı oluşturan girdilerden biridir. Aktarımın bu çerçevede yapılması, katılımcının kendi gelişim alanlarına dair somut bir çıktıyla ayrılmasını sağlar ve uygulamanın kurum içindeki karşılığını korur.

Ölçümün tekrarlanması da görüşme sonrasında gündeme gelen bir başlıktır. Davranış eğilimleri kısa sürede belirgin biçimde değişmez, bu nedenle kısa aralıklarla yapılan tekrar ölçümler yeni bilgi üretmez. Rol değişikliği, kapsamlı bir görev genişlemesi ya da uzun bir dönemin geçmesi gibi durumlarda ise ölçümün yenilenmesi anlamlı hale gelir. Yenilenen ölçümün önceki sonuçla birlikte okunması, gelişim çalışmasının etkisine dair gözlemlenebilir bir çerçeve sunar.

Gelişim başlıklarının izlenmesi için ayrı bir yapı kurulması gerekmez. Mevcut performans görüşmelerinin gündemine eklenmesi ya da yöneticiyle yapılan düzenli birebir görüşmelerde ele alınması çoğu durumda yeterlidir. Ayrı bir izleme süreci kurulduğunda bu süreç genellikle ilk iki aydan sonra işlemez hale gelir. Gelişim çalışmasının kurumun mevcut işleyişine yerleştirilmesi, sürekliliği sağlayan temel unsurdur.

Görüşmenin ardından katılımcıya raporun bir kopyasının verilip verilmeyeceği de belirlenmesi gereken bir konudur. Raporun paylaşılması, katılımcının sonucu kendi zamanında yeniden okumasına ve görüşmede gündeme gelmeyen başlıkları değerlendirmesine imkân tanır. Paylaşımın yapılmadığı durumlarda görüşmede aktarılan içerik zamanla belirsizleşir ve gelişim başlıklarının takibi güçleşir. Uygulamada tercih edilen yaklaşım, raporun katılımcıyla paylaşılması ve kurum içinde saklanma süresinin baştan belirtilmesidir.

Geri bildirim görüşmesinin kurum açısından bir diğer karşılığı, uygulamanın kabul görmesidir. Sonucunu gördüğü ve kendi yorumunu ekleyebildiği bir değerlendirmeden geçen kişi, süreci bir denetim uygulaması olarak değil bir gelişim aracı olarak konumlandırır. Bu konumlandırma, sonraki uygulamalarda katılım isteğini ve yanıt kalitesini doğrudan etkiler. Değerlendirme kültürünün kurum içinde yerleşmesi büyük ölçüde bu deneyimin tekrarlanmasıyla oluşur.

Harrison Assessments Türkiye olarak, envanter uygulamalarının yanı sıra sonuçların katılımcıya aktarılması ve gelişim planlarının kurulması aşamalarında da kurumlara destek veriyoruz. Kurumunuzdaki geri bildirim görüşmesi yapısını birlikte değerlendirmek için iletişime geçebilirsiniz.